Op WhatsApp is de verwachting anders dan aan de telefoon. Wie appt, verwacht binnen een paar minuten antwoord. Een bericht dat pas de volgende ochtend wordt gelezen, voelt als niet gelezen.
Een WhatsApp-klantenservice met AI beantwoordt de berichten die binnenkomen op je zakelijke WhatsApp-nummer. Niet met een menu of een standaardantwoord, maar met een echt gesprek: er wordt gelezen wat er staat, doorgevraagd en geantwoord op basis van jouw informatie.
Dat werkt op WhatsApp anders dan aan de telefoon. Een appgesprek loopt over de dag heen, met stiltes ertussen. Iemand stuurt een foto van een kapotte kraan, hoort een uur later niets en stuurt dan nog een bericht. Een WhatsApp-assistent pakt die draad op waar hij lag.
Achter de schermen loopt dit via WhatsApp Business. Daar horen regels bij: je hebt een eigen zakelijk nummer nodig en Meta rekent per gesprek af. Wat dat concreet betekent voor je kosten, staat verderop.
Ook hier geldt de meldplicht uit de AI-verordening. Mindy laat in het eerste bericht weten dat ze digitaal is.
Meestal niet door het aantal berichten. Door de verwachting die eraan vastzit.
Een app is geen mail. Wie een uur wacht, appt intussen een concurrent.
Juist buiten kantooruren is appen makkelijker dan bellen. Dan leest er niemand mee.
Als het nummer op een gedeelde telefoon staat, denkt elke collega dat een ander het oppakt.
Drie vragen in vijf berichten. Terugzoeken wat er nou precies gevraagd was kost meer tijd dan antwoorden.
Een foto van een onderdeel zegt weinig zonder merk, model of adres. Daar moet naar gevraagd worden.
Een afspraak die in een appgesprek wordt gemaakt, staat nergens anders. Tot iemand hem overtypt, of vergeet.
Dezelfde Mindy als aan de telefoon, met dezelfde kennisbank. Ze weet dus op beide kanalen hetzelfde.
De kanalen vullen elkaar aan en trekken ander soort vragen. Dat is meteen de reden om ze allebei door dezelfde assistent te laten doen.
Openingstijden, diensten, tarieven, werkgebied en de vragen die bij jou elke dag terugkomen. Hoe scherper dit is, hoe beter de gesprekken gaan.
Wanneer er wordt doorgeschakeld, wat er bij spoed gebeurt, naar wie er wordt doorverbonden en wat er in het verslag moet staan.
Je schakelt door, en de eerste dagen kijk je mee in de verslagen. Wat er gemist wordt, gaat de kennisbank in.
WhatsApp is bij ons een uitbreiding op een bestaand pakket en geen losse dienst. De add-on WhatsApp Basis kost €69 per maand voor tot honderd gesprekken per maand. Wordt WhatsApp een volwaardig kanaal naast de telefoon, dan is er een ruimere variant voor vijfhonderd gesprekken.
Daaronder ligt een telefoonpakket vanaf €119 per maand. Reden: we zetten de assistent één keer op met jouw informatie, en die kennis werkt daarna op beide kanalen. Je kunt het geheel zeven dagen gratis uitproberen. Daar is geen betaalmethode voor nodig en de proef stopt vanzelf als je niets doet.
In branches waar klanten toch al appen, en waar het nummer nu op de telefoon van de eigenaar staat.
Bel haar zelf, of vraag een demo aan die op jouw eigen website is gebouwd. Dan hoor je meteen wat ze wel en niet weet.