Hier lees je welke gegevens Clarifix van jou verwerkt, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en wat je daaraan kunt veranderen. In gewone taal, zonder verwijzingen naar documenten die je niet hebt.
Versie 2.0 — 6 augustus 2026
Deze pagina bestaat uit twee delen
Clarifix B.V. (Clarifix, wij) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die in dit deel worden beschreven. Hello Mindy is een product van Clarifix.
Dit deel geldt als je:
Ben je klant van een bedrijf dat Hello Mindy gebruikt en heb je met hún Mindy gesproken? Dan verwerkt Clarifix jouw gegevens niet voor zichzelf, maar in opdracht van dat bedrijf. Dat bedrijf is dan verantwoordelijk en heeft een eigen privacyverklaring. De afspraken die wij met dat bedrijf maken, staan in deel 2.
Via een advertentieformulier op Facebook of Instagram, of via een formulier op deze website, ontvangen we de gegevens die je zelf invult: je naam, telefoonnummer, de naam van je bedrijf, de website van je bedrijf en je akkoord om gebeld te worden. Vul je ook een e-mailadres in, dan ontvangen we dat. Van Meta krijgen we daarnaast te horen bij welke advertentie en welk formulier je aanmelding hoort.
De demo is een echt telefoongesprek met een AI-assistent. Daarvan verwerken we: je telefoonnummer, het tijdstip en de duur van het gesprek, een geluidsopname, een tekstuitwerking (transcript) van wat er is gezegd en een korte samenvatting. Alles wat je tijdens het gesprek zelf vertelt, hoort daarbij. Mindy vertelt in haar eerste zin dat ze een AI-assistent is; wil je niet dat het gesprek wordt opgenomen, zeg dat dan of hang op.
Om de demo persoonlijk te maken, lezen we vóór het gesprek de openbaar toegankelijke pagina's van de website die je hebt opgegeven. We slaan die tekst tijdelijk op als kennisbank voor jouw demo-assistent. Staan er op die website persoonsgegevens die jij of je collega's zelf hebben gepubliceerd, dan kunnen die daarin terechtkomen. We bezoeken alleen de opgegeven website, geen afgeschermde omgevingen.
Je naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en de inhoud van je bericht of gesprek.
Technische gegevens zoals je IP-adres, browser, apparaat, bezochte pagina's en hoe je bij ons terechtkwam. Dit loopt via cookies en vergelijkbare technieken. Welke dat precies zijn en hoe je ze weigert, lees je in ons cookiebeleid.
We vragen niet om bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheid, religie of politieke voorkeur) en hebben ze niet nodig. Vertel ze ons dus niet tijdens een demogesprek.
| Waarvoor | Grondslag (AVG artikel 6) |
|---|---|
| Je terugbellen met een demo en daarvoor een persoonlijke demo-assistent bouwen op basis van je website | Toestemming — je hebt er zelf om gevraagd via het formulier. Je kunt die toestemming altijd intrekken. |
| Het gesprek opnemen en uitwerken, zodat we de demo kunnen nabespreken en Mindy kunnen verbeteren | Toestemming, die je bij het formulier hebt gegeven en die Mindy aan het begin van het gesprek herhaalt. |
| Je aanvraag opvolgen: een voorstel doen, een afspraak maken, je vragen beantwoorden | Gerechtvaardigd belang (ons commerciële belang om een aanvraag af te handelen) of uitvoering van een overeenkomst. |
| Onze dienst en onze advertenties verbeteren, en meten wat werkt | Gerechtvaardigd belang. Voor cookies die daarvoor nodig zijn: toestemming. |
| Onze administratie voeren en aan de wet voldoen | Wettelijke verplichting. |
We gebruiken jouw gegevens niet om je profiel te verkopen, en we versturen geen commerciële mailings waar je niet om hebt gevraagd.
Er worden tijdens de demo geen besluiten over jou genomen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen voor je hebben (artikel 22 AVG). De opvolging na de demo doet een mens.
| Wat | Hoe lang |
|---|---|
| Geluidsopname en tekstuitwerking van het demogesprek, bij onze spraakleverancier | 30 dagen |
| Samenvatting van het demogesprek in ons CRM | 24 maanden na ons laatste contact |
| De demo-assistent en de kennisbank van jouw website | 90 dagen na de demo, of eerder als je erom vraagt |
| Je contactgegevens en de aanvraag in ons CRM | 24 maanden na ons laatste contact |
| E-mail- en chatverkeer | 24 maanden |
| Statistieken over websitebezoek | 14 maanden |
| Facturen en administratie | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
Word je klant, dan gelden vanaf dat moment de bewaartermijnen uit de overeenkomst. Vraag je om verwijdering, dan doen we dat eerder — behalve waar een wettelijke bewaarplicht ons dat verbiedt.
We verkopen je gegevens niet. We schakelen wel leveranciers in die nodig zijn om de dienst te laten werken. Met elk van hen hebben we een verwerkersovereenkomst.
| Wie | Waarvoor |
|---|---|
| ElevenLabs | De AI-assistent: spraak, gespreksvoering, opname en transcript |
| Twilio | Het telefoongesprek en sms |
| Meta (Facebook, Instagram) | Het advertentieformulier waarmee je je hebt aangemeld |
| n8n | De automatisering die je aanvraag verwerkt |
| E-mail, agenda, opslag en websitestatistieken | |
| ClickUp | Ons CRM: het vastleggen en opvolgen van je aanvraag |
Sommige van deze partijen verwerken gegevens buiten de Europese Economische Ruimte. Dat gebeurt alleen met een geldig doorgiftemechanisme, zoals het EU-US Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Een actuele lijst van leveranciers vraag je op via [email protected].
Daarnaast delen we gegevens als de wet ons daartoe verplicht, of als het nodig is om onze rechten te beschermen.
Je hebt het recht om:
Stuur je verzoek naar [email protected]. We reageren binnen één maand. Om te voorkomen dat we gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen we je vragen je verzoek te bevestigen vanaf het telefoonnummer of e-mailadres dat je bij ons hebt opgegeven. We vragen nooit om een kopie van je identiteitsbewijs.
Ben je het oneens met hoe wij je verzoek afhandelen, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We stellen het op prijs als je het eerst bij ons probeert.
We beveiligen je gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen: versleuteling tijdens transport en waar mogelijk in rust, toegang alleen voor wie het nodig heeft, tweefactorauthenticatie op onze beheeromgevingen, logging van toegang en gescheiden omgevingen per klant. Vermoed je een lek of misbruik, meld het dan direct via [email protected].
We passen deze verklaring aan als onze dienst of de regels veranderen. Bovenaan staat de versiedatum. Bij ingrijpende wijzigingen die jou raken, laten we dat weten via de website of per e-mail.
Dit deel geldt tussen Clarifix en klanten van Hello Mindy, en gaat over de persoonsgegevens van hún eindklanten. Het geldt als verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 AVG en maakt onlosmakelijk deel uit van de overeenkomst. Afzonderlijke ondertekening is niet vereist.
Versie 1.0 — 11 juni 2026
Deze bijlage geldt tussen Clarifix B.V., statutair gevestigd te Zuidlaren, bezoekadres De Gording 28, 9472 ZB Zuidlaren, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 97841919 (Clarifix) en de klant zoals vermeld in de offerte of overeenkomst (klant), voor zover Clarifix persoonsgegevens van eindklanten namens klant verwerkt.
1.1. Klant is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van zijn eindklanten die via de diensten worden verwerkt. Clarifix is voor die gegevens verwerker.
1.2. Clarifix is zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor eigen bedrijfsprocessen, waaronder facturatie, support, accountbeheer, beveiliging en relatiebeheer. Daarop ziet deze bijlage niet; zie deel 1.
1.3. Klant zorgt voor een rechtmatige grondslag, een passende privacyverklaring en het informeren van eindklanten, waaronder de AI-melding. Clarifix levert daarvoor standaardteksten aan.
2.1. Onderwerp en aard: het verwerken van persoonsgegevens van eindklanten in het kader van de AI-klantenservice (de digitale assistent Mindy) via telefonie, WhatsApp, website chat, e-mail en andere overeengekomen kanalen.
2.2. Categorieën betrokkenen: eindklanten van klant die via de diensten contact opnemen.
2.3. Categorieën persoonsgegevens: contactgegevens (zoals naam, telefoonnummer en e-mailadres), de inhoud van gesprekken en berichten (waaronder transcripties), gegevens over reserveringen, afspraken en aanvragen, en technische gegevens (zoals tijdstippen en sessiegegevens). Klant zal geen bijzondere categorieën persoonsgegevens als bedoeld in artikel 9 AVG via de diensten (laten) verwerken.
2.4. Doel: het namens klant afhandelen van klantcontact en het uitvoeren van de overeenkomst.
2.5. Duur: gelijk aan de looptijd van de overeenkomst, met inachtneming van de bewaartermijnen in artikel 7.
3.1. Clarifix verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op instructie van klant zoals vastgelegd in de overeenkomst, deze bijlage en de configuratie van de diensten, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen.
3.2. Clarifix gebruikt persoonsgegevens van eindklanten niet voor eigen doeleinden. Voor algemene productverbetering gebruikt Clarifix uitsluitend geanonimiseerde of geaggregeerde gegevens die niet tot eindklanten herleidbaar zijn.
3.3. Personen die onder gezag van Clarifix persoonsgegevens verwerken zijn gebonden aan geheimhouding.
4.1. Clarifix treft passende technische en organisatorische maatregelen (artikel 32 AVG), waaronder:
4.2. Clarifix mag de maatregelen aanpassen, mits het beveiligingsniveau niet wezenlijk vermindert.
5.1. Klant geeft Clarifix algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. De actuele subverwerkerslijst maakt deel uit van deze Privacy- en Verwerkersbijlage en is op aanvraag beschikbaar; welke subverwerkers daadwerkelijk worden ingezet hangt af van de afgenomen dienst, configuratie, koppelingen en kanalen.
5.2. Clarifix legt subverwerkers verplichtingen op die ten minste gelijkwaardig zijn aan deze bijlage en blijft jegens klant verantwoordelijk voor hun nakoming.
5.3. Wezenlijke wijzigingen maakt Clarifix op redelijke wijze kenbaar, bijvoorbeeld via e-mail, dashboard of de bijgewerkte lijst. Klant kan binnen 14 dagen schriftelijk en gemotiveerd bezwaar maken op redelijke en aantoonbare privacy- of compliancegronden. Bij gegrond bezwaar zoeken partijen een redelijke oplossing; is die er niet, dan mag Clarifix de betreffende functionaliteit beperken, aanpassen of beëindigen. De enkele inzet van een nieuwe of vervangende subverwerker geeft geen recht op schadevergoeding, korting of ontbinding, tenzij dwingend recht anders bepaalt.
5.4. De subverwerkerslijst is ingedeeld naar functionele categorieën (zoals AI-taalmodellen, spraaktechnologie, telefonie en berichtenverkeer, database en opslag, workflow-automatisering en hosting). Het vervangen of toevoegen van een leverancier binnen een bestaande categorie, met een ten minste gelijkwaardig beschermings- en doorgifteniveau, geldt niet als wezenlijke wijziging; Clarifix werkt in dat geval de lijst bij. Als wezenlijke wijziging geldt in elk geval: een nieuwe functionele categorie, doorgifte naar een land zonder passend doorgiftemechanisme, of een aantoonbaar lager beschermingsniveau. Daarvoor geldt de procedure van artikel 5.3.
5.5. Doorgifte buiten de EER vindt alleen plaats met een geldig doorgiftemechanisme, zoals het EU-US Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen, zoals vermeld in de subverwerkerslijst.
6.1. Clarifix verleent klant redelijke bijstand bij verzoeken van betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering), datalekmeldingen en gegevensbeschermingseffectbeoordelingen. Verzoeken van betrokkenen die Clarifix rechtstreeks ontvangt, stuurt zij onverwijld door aan klant. Bijstand die niet het gevolg is van een tekortkoming van Clarifix mag tegen redelijke vergoeding worden verleend.
6.2. Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens informeert Clarifix klant zonder onredelijke vertraging, met als streven uiterlijk 48 uur na ontdekking, met alle op dat moment beschikbare informatie over aard, betrokkenen, vermoedelijke gevolgen en maatregelen. Aanvullingen volgen zodra beschikbaar.
6.3. Klant beslist over melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen. Clarifix meldt niet zelfstandig namens klant, tenzij schriftelijk overeengekomen. Partijen leggen bij onboarding een contactpersoon voor incidenten vast.
7.1. Transcripties en ruwe gesprekslogs: maximaal 90 dagen, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Technische en beveiligingslogs: maximaal 12 maanden, langer uitsluitend voor zover noodzakelijk voor beveiliging, facturatie, een lopend geschil of een wettelijke verplichting.
7.2. Na einde van de overeenkomst verwijdert Clarifix alle persoonsgegevens van eindklanten binnen 30 dagen, behoudens wettelijke bewaarplichten. Op verzoek van klant, gedaan voor de einddatum, levert Clarifix eerst binnen 14 dagen een export in een gangbaar formaat.
8.1. Clarifix toont naleving primair aan met informatie, rapportages of certificeringen. Volstaat dat aantoonbaar niet, dan mag klant maximaal eenmaal per jaar een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke, tot geheimhouding verplichte deskundige, na 30 dagen aankondiging, tijdens kantooruren en op eigen kosten. Bedrijfsgeheimen van Clarifix en gegevens van andere klanten vallen buiten de audit.
8.2. De beperking van aansprakelijkheid uit de algemene voorwaarden is onverkort van toepassing op deze bijlage, voor zover dwingend recht zich daartegen niet verzet.
8.3. Deze bijlage geldt zolang Clarifix persoonsgegevens namens klant verwerkt en eindigt na afronding van de verwijdering uit artikel 7.2. Nederlands recht is van toepassing.
Heb je vragen over hoe wij omgaan met gegevens, wil je gebruikmaken van je rechten als betrokkene, of wil je een verwerkersovereenkomst aanvragen? Neem gerust contact met ons op. We reageren binnen één maand, meestal veel sneller.