De term komt uit het Engels en dekt daar drie dingen die weinig met elkaar te maken hebben. Wie hem intypt, zoekt meestal maar één ervan. Hier staan ze naast elkaar.
Een virtuele receptionist is iemand of iets dat de receptietaken doet zonder in je pand aanwezig te zijn. De telefoon aannemen, uitvragen wie er belt en waarover, doorverbinden of een bericht klaarzetten. Het woord zegt dus iets over de plek, niet over wie het werk doet.
In de praktijk worden er drie dingen mee bedoeld. Een telefonische antwoorddienst met medewerkers in een belcentrum. Een virtuele assistent, een zelfstandige die dit voor meerdere opdrachtgevers doet en er vaak ook agenda en mail bij doet. En een AI-receptionist: software die het gesprek zelf voert.
Voor een Nederlands mkb-bedrijf valt de eerste vaak af op de prijs per gesprek, de tweede op beschikbaarheid buiten kantooruren. Dat maakt de derde niet automatisch de beste keuze, maar wel de enige die avonden, weekenden en meerdere bellers tegelijk zonder toeslag doet.
Bij Hello Mindy is de virtuele receptionist Mindy. Ze meldt aan het begin van het gesprek dat ze digitaal is, want dat vraagt de Europese AI-verordening en het scheelt de beller een verkeerde verwachting.
Het probleem is vrijwel altijd hetzelfde: de receptie is een functie, geen persoon, en die functie valt uit op de verkeerde momenten.
Bij een bedrijf zonder vaste balie bestaat de receptie alleen aan de telefoon. Dan is een virtuele invulling logischer dan een fysieke.
Wie voor het eerst belt en een band hoort, vormt zich meteen een beeld. Dat beeld krijg je niet makkelijk weg.
Klanten, leveranciers en verkopers bellen hetzelfde nummer. Uitzoeken wie wat is, is werk dat geen omzet oplevert.
Zonder receptie belt men door naar een willekeurig toestel. Dan wordt het hele team onderbroken in plaats van één persoon.
Een virtuele receptie die alleen van negen tot vijf werkt, lost het lastigste deel juist niet op.
Een bericht dat een uur later doorkomt, is voor een spoedvraag hetzelfde als geen bericht.
Dezelfde volgorde als aan een echte balie: opnemen, uitvragen, sorteren, doorzetten.
Zelfde term, heel ander product. Dit is waar je op moet letten voordat je vergelijkt op prijs.
Openingstijden, diensten, tarieven, werkgebied en de vragen die bij jou elke dag terugkomen. Hoe scherper dit is, hoe beter de gesprekken gaan.
Wanneer er wordt doorgeschakeld, wat er bij spoed gebeurt, naar wie er wordt doorverbonden en wat er in het verslag moet staan.
Je schakelt door, en de eerste dagen kijk je mee in de verslagen. Wat er gemist wordt, gaat de kennisbank in.
Bij een dienst met mensen betaal je doorgaans per gesprek of per uur, met een abonnement eronder en een toeslag buiten kantooruren. Vraag altijd naar de prijs per gesprek, want daar zit het verschil bij groei.
Bij Hello Mindy is het €119 per maand met 1.000 belminuten inbegrepen en €0,25 per minuut daarboven, plus €395 eenmalige setup. Avond en weekend kosten niets extra. Je kunt het zeven dagen gratis uitproberen. Daar is geen betaalmethode voor nodig en de proef stopt vanzelf als je niets doet. Daarna geldt de 30 dagen niet-goed-geld-terug-garantie.
Vooral voor bedrijven zonder vaste balie, of met een balie die vaak onbemand is. Per branche staat uitgewerkt hoe dat uitpakt.
Bel haar zelf, of vraag een demo aan die op jouw eigen website is gebouwd. Dan hoor je meteen wat ze wel en niet weet.