Antwoordservice is een verzamelnaam. Er zit een wereld van verschil tussen een berichtendienst die noteert dat je gebeld bent en een dienst die het gesprek echt afhandelt. Dat verschil bepaalt wat je eraan hebt.
Een antwoordservice neemt de telefoon aan namens jouw bedrijf op de momenten dat jij dat niet doet. Dat kan altijd zijn, alleen buiten kantooruren, of pas nadat je eigen toestel een paar keer is overgegaan.
Er zijn grofweg drie vormen. De berichtendienst neemt op, noteert naam en nummer en stuurt dat door. Het telefonisch secretariaat gaat verder: die kent je bedrijf, beantwoordt vragen en plant soms afspraken. De AI-variant doet hetzelfde werk als dat secretariaat, maar zonder rooster en zonder wachtrij.
Wat je nodig hebt, hangt af van wat je bellers willen. Bellen ze om een prijs of een afspraak, dan is een berichtendienst weggegooid geld: die beller wil nu antwoord en belt anders de volgende. Bellen ze om iets door te geven, dan volstaat noteren prima.
Bij Hello Mindy meldt Mindy aan het begin van het gesprek dat ze digitaal is. Dat is een verplichting uit de Europese AI-verordening en het is meteen het eerlijkste onderscheid met een menselijke antwoordservice.
De reden om er een te nemen is bijna altijd dezelfde: er gaat iets verloren op de momenten dat niemand opneemt.
Wie met zijn handen bezig is, neemt niet op. Dat is geen slordigheid, dat is de aard van het werk.
Een flink deel van de particuliere bellers belt na vijven. Dat is precies wanneer er niemand meer is.
Na een advertentie of een storing komt alles tegelijk binnen. Een wachtrij kost je dan de helft.
Een rinkelende telefoon onderbreekt iedereen, ook degene die niet opneemt.
Niet elke beller heeft haast. Maar wie wel haast heeft, moet er direct uit worden gehaald.
Zonder verslag weet je niet waar je bellers over bellen, en dus ook niet wat je op je website had kunnen zetten.
Het verschil met een berichtendienst zit hierin: het gesprek wordt gevoerd, niet alleen aangenomen.
Beide hebben hun plek. Het gaat erom welke past bij het soort gesprek dat bij jou binnenkomt.
Openingstijden, diensten, tarieven, werkgebied en de vragen die bij jou elke dag terugkomen. Hoe scherper dit is, hoe beter de gesprekken gaan.
Wanneer er wordt doorgeschakeld, wat er bij spoed gebeurt, naar wie er wordt doorverbonden en wat er in het verslag moet staan.
Je schakelt door, en de eerste dagen kijk je mee in de verslagen. Wat er gemist wordt, gaat de kennisbank in.
Bij een klassieke antwoordservice betaal je meestal een abonnement plus een bedrag per gesprek of per bericht. Dat is prima te overzien bij weinig gesprekken en loopt hard op zodra het er meer worden. Vraag altijd naar de prijs per gesprek en naar wat er gebeurt buiten kantooruren.
Bij Hello Mindy is het €119 per maand met 1.000 belminuten inbegrepen en €0,25 per minuut daarboven, plus €395 eenmalige setup. Je kunt het zeven dagen gratis uitproberen. Daar is geen betaalmethode voor nodig en de proef stopt vanzelf als je niets doet. Daarna geldt de 30 dagen niet-goed-geld-terug-garantie.
Voor bedrijven waar de beller een klant is die nu iets wil weten. Per branche is uitgeschreven waar het misgaat en wat het scheelt.
Bel haar zelf, of vraag een demo aan die op jouw eigen website is gebouwd. Dan hoor je meteen wat ze wel en niet weet.