Uitbesteden gaat zelden mis op de techniek. Het gaat mis op de vraag wie er dan precies namens jou praat, en wat die persoon wel en niet mag zeggen.
Telefoonservice uitbesteden betekent dat je inkomende gesprekken laat aannemen door een partij buiten je eigen bedrijf. Je houdt je eigen telefoonnummer en schakelt door naar de dienst. Voor de beller verandert er niets aan het nummer dat hij belt.
De vraag die eronder ligt is niet of je het uitbesteedt, maar hoeveel. Je kunt alleen de overloop uitbesteden, alleen de avonden en weekenden, of alles. Hoe meer je weggeeft, hoe belangrijker het wordt dat degene die opneemt precies weet hoe jouw bedrijf in elkaar zit.
Daar zit ook de valkuil. Een dienst die je bedrijf niet kent, kan alleen noteren. Dat voelt als uitbesteden, maar het werk komt gewoon bij jou terug, alleen een uur later en zonder de vragen die je zelf gesteld zou hebben.
Bij een AI-telefonist ligt dat anders: die werkt op een kennisbank die jij vult. Wat daarin staat, wordt beantwoord. Wat er niet in staat, wordt eerlijk als onbekend gemeld en als terugbelverzoek klaargezet.
In bijna alle gevallen komt het neer op tijd die ergens anders hoort, of op bereikbaarheid die niet te roosteren is.
Een onderbreking kost meer dan de minuten van het gesprek zelf. Weer op gang komen kost er nog eens een paar.
Voor een halve kracht is er te weinig werk en voor een hele te weinig budget. Uitbesteden vult precies dat gat.
In branches waar mensen drie bedrijven bellen, wint degene die opneemt. Dat is geen marketing, dat is de volgorde van bellen.
Een campagne, een storing of een seizoen: het volume verdubbelt en zakt weer. Een vast contract past daar slecht omheen.
Particuliere bellers bellen buiten kantooruren. Daar een rooster op zetten is duur en meestal niet nodig.
Uitbesteden zonder rapportage is een blinde vlek erbij. Elk gesprek hoort een verslag op te leveren.
De regel die we zelf aanhouden: de uitvoering geef je weg, de inhoud houd je zelf.
Twee lijstjes om mee naar een gesprek met welke aanbieder dan ook te gaan, ook als dat niet wij zijn.
Openingstijden, diensten, tarieven, werkgebied en de vragen die bij jou elke dag terugkomen. Hoe scherper dit is, hoe beter de gesprekken gaan.
Wanneer er wordt doorgeschakeld, wat er bij spoed gebeurt, naar wie er wordt doorverbonden en wat er in het verslag moet staan.
Je schakelt door, en de eerste dagen kijk je mee in de verslagen. Wat er gemist wordt, gaat de kennisbank in.
Bij klassieke aanbieders betaal je een abonnement plus een bedrag per gesprek of per bericht, vaak met een toeslag buiten kantooruren. Bij Hello Mindy is het €119 per maand met 1.000 belminuten inbegrepen, €0,25 per extra minuut en €395 eenmalige setup. Avond en weekend kosten niets extra.
Wil je ook WhatsApp uitbesteden, dan komt daar €69 per maand bij. Je kunt het geheel zeven dagen gratis uitproberen. Daar is geen betaalmethode voor nodig en de proef stopt vanzelf als je niets doet. Daarna geldt de 30 dagen niet-goed-geld-terug-garantie.
In branches waar de beller kiest voor wie het eerst opneemt. Per branche staat uitgewerkt hoeveel dat scheelt.
Bel haar zelf, of vraag een demo aan die op jouw eigen website is gebouwd. Dan hoor je meteen wat ze wel en niet weet.